Microsoft Office je jedným z najpopulárnejších balíčkov produktivity, ktoré sú dnes k dispozícii. Jednou z menej známych vlastností dokumentov je, že pri každom vytvorení, otvorení alebo uložení dokumentu v aplikácii Microsoft Word, Excel alebo PowerPoint sa v dokumente uloží ďalšie informácie, známe ako metadáta, bez vašich informácií. Táto informácia je určená na použitie z rôznych dôvodov - napríklad zlepšovanie úpravy, prezeranie, podávanie a vyhľadávanie dokumentov balíka Office.
Správa metadát Office Documents
Tu je zoznam metadát, ktoré môžu byť uložené vo vašich dokumentoch:
- Tvoje meno
- Vaše iniciály
- Názov vašej spoločnosti alebo organizácie
- Názov vášho počítača
- Názov sieťového servera alebo pevného disku, na ktorom ste dokument uložili
- Revízie dokumentov
- Verzie dokumentov
- Názvy predchádzajúcich autorov dokumentov
- Informácie o šablóne
- Skrytý text alebo bunky
- Personalizované zobrazenia
- Ďalšie vlastnosti súboru a súhrnné informácie
- Neviditeľné časti vložených objektov OLE
- Komentáre
Väčšina týchto metadát je ľahko dostupná a všetko, čo musíte urobiť, je otvoriť program balíka Office. Existujú však aj ďalšie metaúdaje, ktoré sú prístupné len vtedy, keď vykonáte špeciálne kroky, ako je otvorenie dokumentu v redakčnom programe s nízkymi úrovňami.
Zatiaľ čo tieto metadáta Office majú svoje využitie, zvýšiť úroveň bezpečnosti vo vašom počítačovom prostredí, chrániť totožnosť v právnych dokumentoch alebo z iných dôvodov, možno nebudete chcieť uložiť takéto metadáta, alebo ak je uložená, možno budete chcieť odstrániť ono.
Ak chcete tieto metadáta manuálne odstrániť, musíte to urobiť, prejdite na možnosti Nástroje> Ponuka a Bezpečnosť alebo Informácie o používateľovi. Alebo možno budete musieť ísť do Súbor> Vlastnosti a otvoriť karty Súhrn, Štatistika, Obsah a Vlastné Ale to je príliš zdĺhavé.
Inšpektor dokumentov Microsoft Office
Programy Office 2010 a neskoršie obsahujú a Inšpektor dokumentu ktorý umožňuje používateľom jednoducho vidieť metadáta dokumentov a odstrániť ich. To všetko uľahčilo. Inšpektor dokumentu vám umožňuje ľahko preskúmať dokumenty na osobné alebo citlivé informácie, textové frázy alebo iný obsah dokumentu. Ak chcete otvoriť nástroj Document Inspector, kliknite na záložku BackstageButton> Info> Check for Issues> Inspect Document.
-
Image
-
Image
Čistič metadát
Čistič metadát dokumentov je freeware, ktorý analyzuje dokumenty vo formáte Word, Excel a PowerPoint a ľahko a rýchlo odstraňuje skryté a citlivé informácie metadát aplikácie Word, Excel a PowerPoint Documents. Umožňuje čistenie jedného alebo viacerých dokumentov naraz.
-
Image - Čistič metadát 1
-
Image - Čistič metadát 2
-
Image - Čistič metadát 3
-
Image - Čistič metadát 4
Môžete si stiahnuť Čistič metadát tu.
Existuje ďalší nástroj s názvom Extrakcia metadát je príliš vysokál, ktorý môže z podporovaných súborov automaticky extrahovať metadáta súvisiace s konzervovaním a vygenerovať metadáta v štandardnom formáte (XML) na použitie v ochranných aktivitách. Metadáta však nie sú vymazané.
Súvisiace príspevky:
- História a vývoj softvéru balíka Microsoft Office
- Ako vložiť tabuľku programu Excel do dokumentu programu Word
- Bezplatne Registry Cleaner, Junk File Cleaner a Windows Optimizéry pre Windows 10/8/7
- Odstrániť vlastnosti a osobné informácie z fotografií, súborov v systéme Windows 10/8/7
- Ako ľahko exportovať grafy programu Excel ako obrázky
