Usporiadanie tímových stretnutí je náročná úloha, a to najmä vtedy, keď usporiadateľ zistí, že nie je žiadny vhodný čas, keď sa každý môže stretnúť. Problém však môže byť minimalizovaný do veľkej miery prostredníctvom Outlook je nová funkcia nazývaná Navrhovať nový čas, Používatelia, ktorí používajú verzie programu Microsoft Outlook, môžu byť s touto funkciou oboznámení. Je to funkcia, ktorá umožňuje účastníkom skontrolovať, či sú všetci, vrátane seba samých, voľní, takže usporiadanie môže byť usporiadané ľahko a bez väčších problémov.
Všetci účastníci konania musia zdvorilo zdržať navrhovaný čas na stretnutie a navrhnúť iný vhodný čas na zváženie organizátora stretnutia. Usporiadateľ potom môže prijať najlepší nový návrh času a rýchlo zmeniť plán schôdze.
Funkcia navrhnúť nový čas funguje v programe Outlook
Po prvé, organizátor stretnutia pošle žiadosť všetkým účastníkom. Po prijatí žiadosti o stretnutie môžu tatendáni nájsť rôzne možnosti (predbežný, odmietnuť a navrhnúť nový čas), ktoré sú uvedené vedľa bežného tlačidla "akceptovať" v sekcii "pošta".
Ak nastane konflikt počas navrhovaného času stretnutia. Účastník môže jednoducho kliknúť na tlačidlo Navrhnúť nový čas na pozvánke alebo na samotnej udalosti v kalendári.
- Prijať a navrhnúť nový čas
- Predbežný a navrhnutý nový čas
- Odmietnuť a navrhnúť nový čas.
Po výbere jedného z troch možností navrhnutia nového času sa otvorí zjednodušený pohľad na asistenta plánovania.
Po zvolení nového času na stretnutie môže organizátor poslať aktualizovanú pozvánku všetkým účastníkom.
Zdroj.
