Pred publikovaním dokumentov balíka Office verejne alebo ich odošlite niekomu, pravdepodobne budete chcieť skontrolovať, aké skryté informácie obsahuje dokument a odstrániť citlivé údaje. Tieto metadáta môžu narušiť vaše súkromie alebo môžu byť nepríjemné.
Zobrazenie a odstránenie skrytých údajov
V balíku Office 2013 alebo Office 2010 kliknite na ponuku Súbor, kliknite na položku Info a nástroj Kontrola dokumentu bude uprednostňovaný a informuje vás o potenciálne citlivých informáciách, ktoré dokument obsahuje. Tieto informácie sú zrejmejšie ako v starších verziách balíka Office, ale je stále ľahké vynechať, ak si nie ste istí, že Office pridáva tieto citlivé údaje do vašich dokumentov.
V balíku Office 2007 kliknite na tlačidlo Office orb na karte, ukážte na príkaz Prepare a kliknite na položku Inspect Document.
Aký typ metadát zachováva služba Office?
Služba Office ukladá vlastnosti dokumentu vrátane podrobností ako autor, predmet, názov, dátum vytvorenia dokumentu, kedy ste ho naposledy upravili a ako dlho ste pracovali na dokumente. Tieto vlastnosti budú obsahovať aj názvy všetkých šablón, ktoré ste použili pri vytváraní dokumentu, hlavičiek e-mailov a ďalších súvisiacich informácií. To môže byť trapné - napríklad môžete poslať správu TPS svojmu šéfovi a povedať, že ste celý deň pracovali na tom sám. Metadáta však môžu odhaliť, že ste pracovali len niekoľko minút na správe TPS, spolupracovali s inými ľuďmi a pri vytváraní použili šablónu s názvom "Useless TPS Report Template". Ešte horšie je, že tu sú ďalšie dôsledky ochrany osobných údajov - možno budete chcieť publikovať dokument na webe bez vášho priradeného názvu, ale vaše meno sa predvolene zobrazí vo vlastnostiach dokumentu.
Hlavičky, päty, vodoznak a text formátovaný ako skrytý text by mohli byť tiež zahrnuté, ale nebudú sa zobrazovať, ak vykonáte skryté vykreslenie dokumentu. Nástroj vám povie, či váš dokument obsahuje tieto informácie.
Ak ste pri písaní dokumentu spolupracovali s inými ľuďmi, bude obsahovať ešte viac údajov. V metaúdajoch sa zobrazia mená všetkých osôb, ktoré pracovali na dokumente, ako aj všetky komentáre, revízne značky, anotácie atramentu a predchádzajúce verzie dokumentu. Ak publikujete dokument, na ktorom ste pracovali, pravdepodobne budete chcieť všetky tieto údaje odstrániť, než ich zdieľať.
Ako zabrániť úradu ukladať metadáta
Bohužiaľ budete musieť použiť nástroj Inšpektor dokumentu na odstránenie citlivých údajov z každého jednotlivého dokumentu skôr, ako ho zverejníte alebo zdieľate s niekým. Neexistuje žiadny vstavaný spôsob, ako tieto informácie odstrániť z viacerých dokumentov naraz, ani neexistuje nastavenie v celom systéme Office, ktoré by zabránilo spoločnosti Office použiť tieto údaje na dokumenty.
Môžete však mať Office automaticky odstrániť metadáta pri každom uložení súboru. Toto nastavenie musíte použiť na každý dokument, ktorý používate - je to nastavenie špecifické pre dokument, nie nastavenie v celom systéme.
Ak chcete zabrániť úradu ukladať metadáta spolu s vašimi dokumentmi, kliknite na ponuku Súbor, kliknite na položku Možnosti a vyberte kategóriu Trust Center. Kliknite na tlačidlo Nastavenia centra dôvery a vyberte položku Možnosti ochrany osobných údajov. Aktivujte možnosť "Odstrániť osobné informácie z vlastností súborov pri uložení". Ak sa zobrazí šedá, kliknite na tlačidlo Ovládací prvok dokumentu nižšie, spustite nástroj Document Inspector a odstráňte všetky osobné informácie dokumentu. Potom by ste mali mať možnosť kliknúť na začiarkavacie políčko.
Nezabudnite, že túto možnosť musíte zmeniť pre každý dokument zvlášť.
Tieto informácie môžu byť užitočné a niektoré z nich sú dokonca kľúčové pre spoluprácu alebo pre korporácie, aby sledovali, kto pracoval na dokumente. Ale keď je čas publikovať dokument, pravdepodobne budete chcieť tieto metadáta odstrániť.
