Ak ste stále niekto, kto vytlačí e-maily, webové stránky a iné dokumenty, môžete sa teraz zastaviť. Existujú lepšie spôsoby na sledovanie vašich informácií a prístup k nim rýchlejšie - nakoniec nemôžete hľadať slová na fyzických kusoch papiera.
Prípad proti tlači
Tlač je nákladný a nepríjemný, vyžaduje si často drahé atramentové kazety, papier pre tlačiareň a nové tlačiarne, keď táto lacná atramentová tlačiareň nevyhnutne zlyhá. Všetok tento papier sa stáva neporiadkom, ktorý musí byť riadne organizovaný, alebo nikdy nebudete môcť nájsť to, čo hľadáte. Nemáte prístup k nemu, keď ste mimo vašej kancelárie, nemôžete hľadať v nej a máte len jednu kópiu, takže máte problémy, ak sa niečo stane.
Tlač bol nevyhnutný, keď boli počítače ťažké tehly, ktoré sedeli pripevnené k stolom. Teraz prechádzame s počítačmi v našich vreckách, tablety, ktoré dokážu priblížiť veľkosť kusu papiera a cloudové služby, ktoré dokážu zálohovať a synchronizovať všetky vaše dokumenty vo všetkých vašich zariadeniach. Môžete vyhľadávať dokumenty, ktoré ste uložili podľa slov, ktoré obsahujú, takže nemusíte vytvárať a ovládať zložitý systém archivovania.
Ako netisknúť
Geeki sme už dávno prestali tlačiť, ale tam je veľa ľudí, ktorí stále pravidelne tlačia e-maily a webové stránky. Pokúsime sa ponúknuť niekoľko tipov, ktoré vás odvedú z tlačiarne do nového spôsobu ukladania a organizovania informácií, ktoré majú zmysel.
- Vytvorte skriňu s digitálnym súborom: Po prvé, budete sa chcieť rozhodnúť, kam ušetríte veci namiesto toho, aby ste ich tlačili. Pomáha vám mať jedno dôsledné miesto, kde všetko zachránite. Odporúčame vám nejaký druh cloudovej služby, ktorá sa bude synchronizovať medzi všetkými vašimi zariadeniami, aby ste k nim mohli mať prístup na smartphonoch a tabletoch, ako aj na vašom počítači. Mnoho ľudí používa Evernote ako svoj archív pre všetky svoje poznámky a dokumenty, ale môžete sa tiež rozhodnúť pre uloženie do služby cloud storage ako Dropbox, Google Drive alebo Microsoft OneDrive. Ak naozaj uprednostňujete lokálne úložisko, môžete svoje súbory uložiť do jedného priečinka na vašom PC - ale nezabudnite ich zálohovať. To bude menej výhodné, pretože budete musieť manuálne kopírovať súbory do iných zariadení, ak ich chcete zobraziť inde.
- Tlač do PDF: Čokoľvek, čo chcete vytlačiť - či už je to doklad, dokument, e-mail alebo webová stránka - môžete tlačiť do súboru PDF. Najprv musíte nainštalovať do počítača so systémom Windows tlačiareň PDF. Potom môžete prechádzať procesom tlače ako zvyčajne, výberom virtuálnej tlačiarne PDF. Získate súbor, ktorý môžete uložiť do niečoho ako Evernote alebo Dropbox.
- Tlač e-mailov: Emaily je možné vytlačiť do formátu PDF rovnakým spôsobom. Môžete sa tiež pokúsiť o ich hru (ak používate službu Gmail) alebo ich pridáte do špeciálneho priečinka alebo štítku, na ktorý sa neskôr môžete obrátiť. Tieto e-maily môžete získať neskôr z ľubovoľného zariadenia s poštovým klientom - nie je potrebné tlačiť.
- Tlač webových stránok: Ak vytlačíte webové stránky, na ktoré sa pozriete neskôr, môžete ich namiesto toho vytlačiť do formátu PDF. Môžete si ich tiež uložiť do záložiek, aby ste si ich mohli neskôr prezrieť (vaše záložky sa môžu synchronizovať vo všetkých vašich zariadeniach). Ak chcete neskôr čítať webovú stránku, použite službu Pocket alebo Instapaper na vytvorenie zoznamu položiek, ktoré chcete čítať. Služby, ako je táto, majú webovú stránku, konvertujú ju na čitateľný textový článok a dokonca ju ukladajú na mobilné zariadenia, takže si ju môžete neskôr prečítať bez toho, aby ste museli tlačiť.
- Tlač mapy: Nemali by ste musieť tlačiť mapy, ak máte smartphone s GPS. Ak používate Mapy Google, môžete sa prihlásiť do aplikácie Mapy Google a zobraziť zoznam vyhľadávaní, ktoré ste vykonali na webových stránkach Máp Google na vašom PC. Môžete tiež tlačiť mapu na PDF, samozrejme.
- Faxovanie dokumentov: Niektoré calcified staré podniky stále požadujú faxy. Môžete použiť službu ako HelloFax na odosielanie faxov cez web. HelloFax ponúka päť bezplatných faxov za mesiac - toto by malo byť viac než dosť pre domácich používateľov, ktorí len príležitostne potrebujú faxovať firmu.
- Keď niekto trvá na tlačených dokumentoch: Bohužiaľ, niektoré organizácie stále trvajú na tlačených dokumentoch. Nie je to tak. Ak nebudú mať PDF e-mailom, budete musieť tlačiť.
- Čo robiť so svojimi starými papierovými dokumentmi: Je jednoduchšie začať v bezpapierovej forme, namiesto toho, aby ste sa rozhodli metodicky previesť všetky staré papierové dokumenty na digitálne verzie - to môže byť veľa práce. Napriek tomu môžete skenovať staré dokumenty do súborov PDF pomocou skenera.
Používanie digitálnych súborov
Váš digitálny pracovný priestor má teraz niekoľko výhod, ktoré papier nemá:
- zálohovanie: Súbory sú zálohované, ak ste ich uložili so službou ako Evernote, Dropbox, Google Drive alebo SkyDrive. Ak váš dom spálí, neztratíte dôležité dokumenty.
- Vyhľadávanie: Môžete ľahko vyhľadávať vo všetkých svojich elektronických dokumentoch, aby ste našli dokumenty, ktoré potrebujete, bez toho, aby ste prešiel cez hory papiera. Evernote, Dropbox, Disk Google, SkyDrive, dokonca Windows - všetci majú funkcie fulltextového vyhľadávania.
- Prístup všade: Dokumenty môžete získať kdekoľvek z počítača, smartfónu alebo tabletu. Ak ste vonku a potrebujete niečo pozerať, môžete to urobiť z vášho smartphonu, skôr ako sa vrátiť domov a kopať si papiere.
- Žiadne neporiadok: Nemusíte sa obávať ukladania, organizovania, vytvárania priestoru a odmietania dokumentov.
- Žiadne náklady na tlač: Ak nepotrebujete kupovať drahé atramenty, lacné tlačiarne a hromady papiera pre tlačiareň, ušetríte peniaze.
Samozrejme, niektoré dokumenty môžu byť príliš citlivé na to, aby boli uložené online. V takýchto situáciách môžete vždy použiť šifrovanie - vytvoriť zašifrovaný kontajner a uložiť ho do služby ako Dropbox, Google Drive alebo SkyDrive. Ľudia budú potrebovať heslo predtým, ako budú môcť pristupovať k vašim dokumentom.
