Foto Esparta
Kontrolujete svoj e-mail častejšie, ako potrebujete? Zaznamenali ste príznaky z vysadenia, ak ste nekontrolovali e-mail za chvíľu? Kompulzívna e-mailová kontrola je nezdravý zvyk, ktorý vás bráni robiť dôležitejšie veci. Použite pozitívnu odmenu na vytvorenie zdravšieho vzťahu k doručenej pošte.
E-mail nie je vždy produktívny
Existujú tri hlavné dôvody, prečo e-mail nie je vždy produktívny.
1. E-mail trvá čas od iných vecí: Môže byť ľahké ospravedlniť kompulzívnu kontrolu e-mailu, pretože máte pocit, že ste niečo urobili. Koniec koncov, čítanie správ, odpovedanie na niektoré a vyprázdnenie doručenej pošty by malo byť dobrou vecou. Ale to je len produktívne, keď je to urobené zámerne - nie v čase, ktorý je obrátený pre iné, dôležitejšie úlohy.
2. E-mail sa nemôže líšiť od chit-chatu: Používanie e-mailu na komunikáciu s priateľmi, kolegami alebo známymi sa nemôže líšiť od chit-chatu v jedálni. Ak konverzácia nie je taká dôležitá a presahuje to, čo je primeraná prestávka, odvádza vás od práce.
3. E-mail je zvyčajne o iných osobách: E-mail vás nabáda, aby ste uspokojili potreby, požiadavky a otázky iných ľudí - namiesto svojich vlastných. E-mail má čas a miesto vo vašom dni, ale musí mať určený čas a miesto. Nie len kedykoľvek máte pocit, že chcete skontrolovať.
Diagnóza problému
Ľudia robia kompulzívne veci z rôznych dôvodov. Najčastejším dôvodom je vyhnúť sa niečomu, čo je obzvlášť nepríjemné. Ak kontrolujete e-mail desaťkrát denne bez rozumného dôvodu, pravdepodobne sa snažíte vyhnúť niekomu alebo nejakej veci.
Kompulzívna kontrola e-mailu môže byť spôsob, ako sa vyhýbať:
- Nastávajúca lehota
- Spisovateľský blok
- Neistota o tom, čo robiť ďalej
- Nuda
- Stanovenie dôležitého problému, ktorý vám bráni v práci
- Príprava na plánované zapojenie
- Vlastne pracoval na niečom
Preskúmajte potenciálne dôvody, prečo kontrolujete svoj e-mail častejšie, ako je potrebné na diagnostiku vášho problému.
Potvrďte váš kompulzívny zvyk
Ďalším krokom pri zmene vášho kompulzívneho e-mailového zvyku je sledovanie. Zaznamenávajte koľkokrát otvoríte doručenú poštu. Všimnite si, koľko času strácate v priemere počas každej návštevy.
Udržujte pozitívny postoj v procese. Nesnažte sa považovať za neproduktívne, neostré alebo neúspešné, keď zistíte nedostatky alebo chyby. Sebapísanie vám nepomôže urobiť pozitívne zmeny. Jednoducho rozpoznajte svoje vzorce a preskúmajte, aké motivačné faktory môžu byť uvedené vyššie.
Pokračujte v uznávaní vášho nutkavého e-mailového zvyku, až kým ho už nebudete môcť vydržať - až kým už nebudete môcť stáť nič, čo s ním nebudete robiť. Pretože jediný spôsob, ako riešiť kompulzívne správanie, je:
1. Prijmite, že existuje
2. Byť dosť sebecestný, aby pochopil, prečo
3. S presvedčivými dostatočnými dôvodmi, aby ste s tým niečo urobili
Akonáhle ste naozaj motivovaní urobiť zmenu, je relatívne ľahké začať s detskými schodmi.
Začnite s Baby Steps a pozitívnou odmenou
Foto od Ruthiekiho
Pozitívna odmena vám pomôže spájať požadované správanie s dobrými pocitmi a / alebo pozitívnou spätnou väzbou. Nasledujte sedem krokov uvedených nižšie, aby ste navštívili svoju e-mailovú schránku o zdravšiu a produktívnejšiu prax.
Krok 1: Vytvorte dokument o zodpovednosti za e-mail
Vytvorte dokument, ktorý sa bude vzťahovať na vašu e-mailovú zodpovednosť. Uistite sa, že je to vizuálne a dosť dynamické, s ktorými môžete pracovať. Do tohto dokumentu pridáte obsah v nasledujúcich krokoch, ale prispôsobíte ho podľa svojich predvolieb.
Krok 2: Uveďte požadovanú zmenu správania (alebo cieľový cieľ)
V hornej časti dokumentu napíšte, ako (často) chcete nakoniec skontrolovať svoj e-mail.
Mohlo by to byť rovnako všeobecné ako "Nechcem skontrolovať môj e-mail tak často," alebo presne tak ako "Chcem len skontrolovať svoj e-mail v 10:00 a 15:00 každý pracovný deň a o 14:00 cez víkendy."
Bližšie špecifikujte cieľový cieľ a ak je to možné, uveďte dôvody jeho výberu.
Krok 3: Priznaj svoje slabosti
Pod svojim vyhlásením uveďte dôvody, prečo ste v príslušných riadkoch ešte nedosiahli požadovaný cieľ.
Znova, byť konkrétny a nepoužívajte zbytočne krutý jazyk, ako napríklad: "Som zlé v riadení času", alebo "Ja sa jednoducho nemôžem ovládať."
Používajte objektívny jazyk, ktorý vás neustále zameriava na to, čo sa deje a prečo. Ďalšie funkčné vyhlásenia sú:
- "Snažím sa spravovať svoj čas, keď mám dôležité projekty, ktoré sa necítim pripravené dokončiť."
- "Mám ťažkosti s odmietaním túžby skontrolovať môj e-mail, aj keď viem, že to nepotrebujem, pretože by som radšej nemal chvíľu ticha premýšľať o tom, čo by som mal skutočne robiť."
Pokúste sa vymenovať aspoň päť vašich slabých stránok.
Povedzme, že vaším cieľom je skontrolovať svoju doručenú poštu raz dopoludnia a raz neskoro popoludní. V súčasnosti ho kontrolujete raz za dvadsať minút, kým ste v počítači.
Tu je päť potenciálnych slabých stránok, ktoré vám pomôžu:
- Nie ste nadšení z toho, že robíte ďalšie úlohy súvisiace s počítačom.
- Nudíte sa pri doprave a čakáte na verejnosti, nechcete komunikovať s ľuďmi okolo vás a zistíte, že kontrola pošty na vašom iPhone prechádza čas.
- Máte obavy z zavesenia e-mailových otázok alebo konverzácií a chcete vedieť, aký ďalší krok je - akonáhle pánSmith sa k vám vráti.
- Chcete pána Smitha potešiť vždy, keď ho okamžite odpoviete, aj keď si nepíše vaše výplatné pásky a nie je vám veľmi blízko.
- Dúfate, že dostanete e-mailové upozornenie, že niekto bude s vami na vašom Facebooku, Twitteru alebo LinkedIn spustiť rozhovor ako potvrdenie, že ste dosť dôležitý na to, aby ste sa mohli rozprávať.
Nemusí to byť zábavné preskúmať vaše slabosti, pokiaľ ide o kontrolu e-mailu, ale pomôže to preprogramovať svoje zvyky k lepšiemu.
Krok 4: Identifikujte svoje výzvy na základe vašich slabých stránok
Teraz prejdite každú slabosť v zozname a pridajte ďalší stĺpec doprava. Identifikujte situácie (skutočné alebo predstaviteľné), počas ktorých preukazujete tieto nedostatky.
Povedzme, že ste "v boji s riadením svojho času, keď mám dôležité projekty, ktoré sa necítim pripravené dokončiť" v ľavom stĺpci.
Potom v pravom stĺpci popíšte situáciu, ktorá je problematická. Bolo by to niečo ako "mať dôležitý projekt, na ktorom by ste pracovali" alebo "mať dôležitý projekt, na ktorom by som pracoval, nie som pripravený dokončiť" alebo dokonca "cítiť sa neistý o dôležitom projekte".
Akonáhle ste si vedomí náročných situácií, budete lepšie pripravení čeliť im.
Krok 5: Vytvorte kontrolný zoznam pozitívnych odmien
Keď nastavíte stĺpce popisujúce vaše nedostatky a ako vzniknú, pridajte tretí stĺpec napravo.
Použite tento stĺpec na zobrazenie krokov, ktoré môžete podniknúť, aby ste prekonali problémové situácie, ktoré spúšťajú nedostatky, ktoré vám neumožňujú skontrolovať e-mail o vašich podmienkach podľa požadovanej frekvencie.
Potom pridajte štvrtý stĺpec, kde budete mať priestor na skontrolovanie inštancií, keď vykonáte jednu z akcií z tretieho stĺpca.
Tu je jeden spôsob, ako môžete formátovať dokument:
Krok 6: Odmeňte sa za to, že zostanete na úlohe
Po nastavení dokumentu vytlačte kópiu alebo ju otvorte na ploche. Odteraz sa budete odvolávať na tento dokument, aby ste preštudovali, ako navštívite doručenú poštu.
Zakaždým, keď odškrtnete políčko v pravom hornom stĺpci, môžete skontrolovať svoj e-mail - aby ste vedeli, že ste si to zarobili. Pozitívne pocity spojené s kontrolou e-mailu po dosiahnete niečo zmysluplné, inšpirovať vás, aby ste sa pozreli na vašu schránku rôznymi spôsobmi.
Tu je príklad. Skúsme znova čerpať zo slabosti: "Mám problém riadiť svoj čas, keď mám dôležité projekty, ktoré sa necítim pripravené dokončiť." Povedzme, že jednou z problémov spojených s touto slabosťou je: "Máme dôležitý projekt na prácu. "Teraz sú tu tri možné kroky, ktoré vám pomôžu prekonať a / alebo pracovať na dosiahnutí svojho cieľa:
1. Vytlačte článok / prostriedok / dokument, ktorý vám pripomenie, prečo je váš projekt taký dôležitý a / alebo prečo ho môžete úspešne dokončiť.
2. Požiadajte svojho kamaráta alebo kolegu o pomoc alebo perspektívu, keď sa cítite zaseknuté.
3. Vypísať plán alebo zoznam úloh pre váš projekt.
4. Preskúmanie a / alebo revidovanie plánu alebo zoznamu úloh pre váš projekt.
5. Dokončenie položky vo vašom rozvrhu alebo zoznamu úloh pre váš projekt.
Zakaždým, keď dokončíte jeden z týchto krokov, začiarknite políčko a vedzte, že môžete skontrolovať svoj e-mail s tým, že ste ho získali. Samozrejme, ak necítite nutkanie skontrolovať svoj e-mail, môžete sa dostať priamo k ďalšej úlohe. Ako môžete vidieť, každý z týchto krokov začal ako spôsob, ako sa vyhnúť kontrole vášho e-mailu compulsively, a skončiť slúžiť vaše ciele produktivity.
Nemusíte byť dokonalí; je to v poriadku, ak skontrolujete svoju schránku, bez toho, aby ste najskôr skontrolovali schránku. Ale aspoň si uvedomte, čo robíte. A dávajte pozor na to, aké odlišné to je, ak chcete skontrolovať svoju doručenku, keď ste ju získali, a to bez toho, aby ste k tomu mali skutočný dôvod (s výnimkou toho, že by ste mohli podľahnúť problémovej situácii, ktorá vyvoláva kompulzívny zvyk).
Krok 7: Pokračujte v používaní kontrolného zoznamu, kým nezistíte zmeny
Keď používate kontrolný zoznam, aby ste sa cítili istí, že máte e-mailovú situáciu pod kontrolou, všimnete si, že máte lepšiu pozíciu v:
- Pozorovanie nudy
- Identifikácia problémov s prácou, pri ktorej je ťažké prijať
- Všimnite si, keď ste preťažení
- Uznávanie negatívnych pocitov o vašej práci, ktoré musíte vyjadriť a adresovať
- Uvedomenie si tvorivých alebo mentálnych blokov
- Dajte si seba a vaše oči počítačom prestávka v prípade potreby
- Zostať na úlohe a cítiť sa dobre, aby ste robili veci
Každý z nich vám pomôže vyriešiť problémy, ktoré pri neadresovaní vedú k rôznym kompulzívnym správaniam.
Kontrola e-mailu špeciálne
Keď sa e-mail stane vaším kompulzívnym zvykom, už to nie je produktívny nástroj. Vykonajte kontrolu e-mailu tak, aby sa znova stala produktívnou.
Okrem vyššie uvedeného zoznamu kontrolných zoznamov môžete preskúmať iné techniky používania pozitívnej odmeny. Môžete zablokovať pravidelné časy na upratovanie doručených po tom, čo ste uviedli do pevného pracovného času, nastaviť čas, aby ste boli príjemný, s občerstvením v okolí a hudbou v pozadí. Rovnaké zásady môžete použiť aj pri práci - odpojte od siete internet a / alebo skryte poštový klient a používajte pohodlné pracovné prostredie na kompenzáciu.
Odmeňte sa za dobré pracovné návyky a e-mail nebude musieť prebrať váš pracovný život.
