Obmedzenie a ochrana dokumentov a šablón

Video: Obmedzenie a ochrana dokumentov a šablón

Video: How to use Event Viewer to fix your Windows 10 computer - YouTube 2024, November

2024 Autor: Geoffrey Carr | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-01-12 05:28

Obmedzenie a ochrana dokumentu zabezpečuje, že ste najvyššou autoritou nad svojim pokrokom.

ŠKOLSKÁ NAVIGÁCIA

Používanie šablón na zabezpečenie spoločného rozloženia a formátovania
Sledovanie zmien vykonaných na dokumente
Používanie komentárov na označenie zmien v dokumente
Obmedzenie a ochrana dokumentov a šablón
Verzia, Porovnanie a Kombinácia dokumentov

Aj keď možno budete chcieť, aby ostatní recenzenti navrhovali zmeny a pripomienky k dokumentu, môžu sa vyskytnúť prípady, keď ich chcete obmedziť na úpravu a zmenu formátovania.

Ďalej môžete chcieť vynútiť všetky sledovanie zmien alebo obmedziť posudzovateľov len na komentovanie. Celý tento cieľ je zabezpečiť, aby sa váš dokument nemohol zmeniť takým spôsobom, ktorý nezodpovedá vašej vízii alebo štýlu.

V tejto lekcii vám ukážeme, ako obmedziť formátovanie a typy úprav, ktoré môžu iní recenzenti vykonávať vo vašom dokumente. Keď sa váš dokument blíži ku konečnému stavu, môžete ho označiť za konečný, aby ste sa vyhli neúmyselným zmenám.

Môžete tiež obmedziť prístup k dokumentu tak, aby zahŕňal iba váš tím recenzentov. Ukážeme vám, ako chrániť svoj dokument pomocou hesla. Potom môžete svojmu tímu povedať len heslo a nikto iný nebude môcť otvoriť dokument.

Začneme to tým, že vás predstavíme pri obmedzení formátovania v dokumente.

Obmedziť formátovanie v dokumente

Pri rozširovaní dokumentu pre ostatných, ktoré chcete skontrolovať, nemusíte chcieť, aby zmenili formátovanie dokumentu. Word vám umožňuje obmedziť všetky alebo niektoré témy a štýly, rovnako ako umožniť recenzentom meniť niektoré témy a štýly. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo "Obmedziť úpravy" v časti "Chrániť" na karte "Recenzie".

Okno "Obmedziť úpravy" sa zobrazí napravo od hlavného textu. V sekcii "Obmedzenia formátovania" vyberte možnosť "Limitovať formátovanie na výber štýlov" a kliknite na odkaz "Nastavenia …".

V dialógovom okne "Formátovacie obmedzenia" sú všetky štýly v poli "Štandardy so schváleným štýlom v súčasnosti povolené" predvolene vybraté. Ak chcete vybrať iba niektoré štýly, ktoré sa majú použiť v dokumente, pomocou tlačidla "Žiadne" môžete zrušiť výber všetkých štýlov a vybrať tie, ktoré chcete povoliť. Môžete tiež použiť odporúčané minimálne štýly programu Word, ktoré chcete povoliť kliknutím na tlačidlo "Odporúčané minimálne". V prípade potreby vyberte ďalšie obmedzenia v sekcii "Formátovanie" v spodnej časti dialógového okna a po dokončení kliknite na tlačidlo "OK".

Nasledujúce dialógové okno zobrazuje otázku, či chcete odstrániť štýly, ktoré nie sú povolené. Odporúčame, aby ste to neurobili. Môže sa ukázať, že chcete tieto štýly použiť v dokumente v budúcnosti. Ostatní recenzenti ich nebudú môcť zmeniť ani použiť.

Kliknutím na tlačidlo Nie necháte štýly, ktoré nie sú povolené v dokumente.

Pred tým, než sa tieto obmedzenia môžu uplatniť, musíte začať presadzovať ochranu. O tejto otázke budeme diskutovať a ukážeme vám, ako obmedziť úpravu.

Obmedziť úpravy v dokumente

Okrem obmedzenia formátovania pre recenzentov dokumentu môžete obmedziť aj typ recenzentov na úpravu, ktoré môžu vykonávať v dokumente. Na paneli "Obmedziť úpravy" vyberte začiarkovacie políčko "Povoliť iba tento typ úpravy v dokumente" a z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť, ktorá označuje typ úpravy, ktorú chcete v dokumente povoliť. Môžete povoliť ostatným recenzentom sledovať len zmeny, zadávať komentáre alebo vyplňovať formuláre. Dokument môžete dokonca obmedziť tak, aby ho ostatní ľudia mohli len prečítať a vykonať žiadne zmeny.

Môžete sa opýtať, aký je rozdiel medzi obmedzením úpravy iba na sledované zmeny a uzamknutím "sledovania zmien", ako sa uvádza v lekcii 2. V skutočnosti nie je žiadny rozdiel; funkčnosť je rovnaká. Môžete použiť ľubovoľný spôsob, ktorý je pre vás jednoduchší.

Môžete určiť výnimky z obmedzeného formátovania a úpravy alebo osoby, ktoré majú povolené voľne upravovať dokument. Kliknite na odkaz "Viac používateľov …" v časti "Výnimky (nepovinné)" v okne "Obmedziť úpravy".

V dialógovom okne Pridať používateľa môžete pridať používateľov z aktuálneho počítača, z domény, ktorej je aktuálny počítač súčasťou, alebo zadaním e-mailovej adresy niekoho iného. Oddeľte všetkých používateľov a e-mailové adresy bodkočiarkou a po dokončení kliknite na tlačidlo "OK".

Ľudia, ktorých ste pridali do dialógového okna Pridanie používateľa, sa zobrazia v poli "Jednotlivci" v časti "Výnimky (nepovinné)" v okne "Obmedziť úpravy". Vyberte celý alebo časť dokumentu, ktorý chcete, aby osoba mohla upraviť, a začiarknite políčko pre danú osobu v poli "Jednotlivci".

Teraz, keď ste obmedzili formátovanie a úpravu dokumentu podľa želania, musíte Wordovi začať presadzovať ochranu, aby sa mohol prejaviť. V časti "Začať presadzovanie" na paneli "Obmedziť úpravy" kliknite na tlačidlo "Áno, spustite ochranu."

V dialógovom okne "Začať presadzovať ochranu" skontrolujte, či je vybratá možnosť "Heslo", dvakrát zadajte heslo a kliknite na tlačidlo "OK".

Pamätajte, že heslo nie je potrebné a dokument úplne neochráni (dokument nie je šifrovaný). Jednoducho pomáha zabrániť ľuďom vypnúť obmedzenia formátovania a úpravy.

Ak vyberiete možnosť "Overovanie používateľa", pravdepodobne by sa zobrazila táto chyba:

"Zariadenie nie je nastavené na správu informačných práv (IRM). Ak chcete nastaviť infraštruktúru IRM, prihláste sa do služby Office, otvorte existujúcu správu alebo dokument chránený IRM alebo sa obráťte na svoj help desk."

Po uplatnení obmedzení sa v okne "Obmedziť úpravy" zobrazí príslušný text, ktorý umožňuje recenzentovi vykonávať len povolené úlohy úprav a formátovania.

Odporúča:

Používanie šablón na zabezpečenie spoločného rozloženia a formátovania

Program Microsoft Word je skvelý nástroj na prácu s dokumentmi v tímovom prostredí. Existuje mnoho funkcií, ktoré podporujú jednoduchú spoluprácu vrátane šablón, sledovanie zmien a revízií, komentáre, obmedzenie a ochranu dokumentov a porovnávanie a zlúčenie dokumentov.