Vo svojom poslednom príspevku som hovoril o tom, ako vytvoriť nový používateľský účet pomocou administrátorského účtu Office 365. Tento postup je dobrý, ak musíte vytvoriť 5 až 10 používateľských účtov, ale ak sa pripájate k veľkému tímu s viac ako 10 ľuďmi, musíte vyskúšať funkciu hromadného importu balíka Office 365.
Táto funkcia umožňuje importovať informácie z viacerých používateľov do balíka Office 365 z jedného zdroja súborov. Súbor musí byť a hodnoty oddelené čiarkou (CSV) súbor a dodržiavajte požadovaný formát. Bude potom automaticky robiť zvyšok vecí pre vás.
Takže skôr, ako začnem hovoriť o krokoch na použitie hromadného importu, musíte najprv vedieť o súbore CSV a ako vytvoriť podporovaný súbor balíka Office 365.
Súbor CSV je jednoduchý spôsob prenosu veľkého množstva údajov medzi programy. Jedná sa o súbor s obyčajným textom, ktorý ukladá informácie o štýle databázy v špeciálnom formáte. Formát vyžaduje jeden záznam na každom riadku. Polia v záznamoch musia byť oddelené čiarkami.
Sprievodcu hromadným pridávaním používateľov môžete použiť na odovzdanie existujúceho súboru CSV alebo môžete použiť poskytnutú prázdnu šablónu CSV a upraviť ju v textovom editore, napríklad v programe Poznámkový blok.
Šablóna obsahuje štítky stĺpcov používateľských údajov, pod ktorými zadávate informácie o používateľoch, ktoré chcete importovať. Sprievodca tiež obsahuje vzorový súbor CSV, ktorý poskytuje správne formátovaný príklad obsahujúci ukážkové používateľské dáta.
Pri vytváraní súboru CSV môžete zadať štítky stĺpcov údajov používateľov v ľubovoľnom jazyku alebo znakoch, ale poradie štítkov, ako je uvedené vo vzorke, je dôležité pre správne vyplnenie polí. Položky môžete potom urobiť pomocou ľubovoľného jazyka alebo znakov a uložiť súbor vo formáte Unicode alebo UTF-8.
Minimálny počet riadkov je dva, vrátane prvého riadku štítkov stĺpcov údajov používateľa (druhý riadok je používateľ). Maximálny počet riadkov je 251 vrátane prvého riadku štítkov stĺpcov údajov používateľa. Iba meno používateľa a zobrazovaný názov sú povinné položky. Ak potrebujete importovať viac ako 250 používateľov, vytvorte viac súborov CSV.
Štítky stĺpcov používateľských údajov a maximálna dĺžka znakov pre každý z nich v súbore CSV sú:
- Užívateľské meno (Povinné): Maximálna celková dĺžka používateľského mena je 79 znakov (vrátane symbolu @) v doméne názvu formátu @. Alias používateľa nesmie presiahnuť 30 znakov a názov domény nesmie presiahnuť 48 znakov.
- Krstné meno: 64
- Priezvisko: 64
- Zobrazovaný názov (povinné): 256
- Názov úlohy: 64
- Oddelenie: 64
- Číslo kancelárie: 128
- Kancelársky telefón: 64
- Mobilný telefón: 64
- Fax: 64
- Adresa: 1024
- Mesto: 128
- Štát alebo provincia: 128
- PSČ alebo PSČ: 40
- Krajina alebo región: 128
Pri vytváraní súboru CSV pre balík Office 365 musíte mať na pamäti týchto niekoľkých týchto vecí, inak sa vám zobrazí chyba:
- Ak importujete používateľov z rôznych krajín alebo regiónov, odporúčame vytvoriť samostatný súbor CSV pre každú krajinu alebo región a vykonať hromadnú operáciu importu pre každý súbor CSV. Dôvodom je to, že v rámci tohto importovacieho procesu uvádzate umiestnenie používateľov v súbore CSV a pre hromadné importové operácie je možné vybrať iba jedno miesto.
- Uistite sa, že stĺpec Meno používateľa vášho súboru CSV obsahuje úplnú e-mailovú adresu (napríklad [email protected]) pre každého z vašich používateľov, alebo sa pri odovzdávaní súboru zobrazí chyba.
Pridajte používateľov s hromadným importom do balíka Office 365
Po pripravenosti vášho súboru CSV ste pripravení pridať viacerých používateľov. Akciu vykonajte podľa nasledujúcich krokov.
1. V záhlaví kliknite na admin.
2. V ľavej časti pod management, kliknite na tlačidlo užívatelia.
3. Na stránke Používatelia kliknite na šípku vedľa položky Nový, a potom kliknite na tlačidlo Hromadné pridávanie používateľov.
4. Na Vyberte súbor CSV, použite jednu z nasledujúcich možností a potom kliknite na položku Ďalšie.
- kliknite prezerať špecifikovať existujúci súbor CSV v počítači.
- kliknite Stiahnuť ▼ prázdny súbor CSV vytvoriť súbor CSV pomocou poskytnutej šablóny.
- kliknite Stiahnite si vzorový súbor CSV otvoriť správne formátovaný príklad, ktorý obsahuje ukážkové používateľské dáta.
Nezadávajte, nezmeníte ani neodstraňujte štítky stĺpcov v šablóne CSV alebo ukážkovom súbore a uistite sa, že súbor uložíte s príponou.csv alebo súbor sa nemusí správne odovzdať.
5. Na Stránka výsledkov overenia, skontrolujte, či vo vašom súbore CSV nie sú chyby a či je správny počet používateľov na import. Ak chcete skontrolovať chyby v súbore denníka, kliknite na tlačidlo vyhliadka, Ak máte chyby vo vašom súbore CSV, kliknite na tlačidlo späť, Otvorte súbor CSV, vykonajte opravy a znova vykonajte krok 4. Po úspešnom overení súboru CSV kliknite na tlačidlo Ďalšie.
6. Na stránke Nastavenia, pod Nastavte stav prihlásenia, vyberte položku Povolený umožniť používateľom prihlásenie do služby Office 365 a prístup k licencovaným službám alebo upchatý zabrániť používateľom prihlásiť sa do služby Office 365 a získať prístup k licencovaným službám. V časti Nastaviť polohu používateľa zvoľte umiestnenie používateľov, pracovné miesto, a potom kliknite na tlačidlo Ďalšie.
7. Na stránke Priradiť licencie vyberte položku licencií ktoré chcete priradiť všetkým používateľom, ktoré sa importujú, a potom kliknite na tlačidlo Ďalšie.
8. Na stránke Poslať výsledky do e-mailu vyberte položku Poslať email odoslať užívateľovi meno a dočasné heslo pre pridaných používateľov k sebe a / alebo príjemcom podľa vlastného výberu. Zadajte preferované e-mailové adresy oddelené bodkočiarkami (;) a potom kliknite na tlačidlo vytvoriť.
Ak používateľ nebol importovaný, dostanete stavovú správu s uvedením dôvodu. Ak ste sa rozhodli tieto informácie odoslať e-mailom, môžete kliknutím na položku Zobraziť zobraziť súbor denníka a potom tieto informácie vytlačiť alebo uložiť.
10. Po dokončení kontroly výsledkov kliknite na Zavrieť.
