Povedzte, že chcete uviesť svoju adresu do päty dokumentov, ale adresa sa z času na čas mení. Môžete uložiť adresu v samostatnom spoločnom dokumente programu Word a použiť pole vo svojom prehľade, aby ste vytiahli text zo spoločného dokumentu a aktualizovali ho vždy, keď sa zmení. Ukážeme vám, ako to urobiť.
Ak chcete začať, vytvorte nový dokument programu Word, ktorý bude slúžiť ako úložisko pre adresu, ktorú chcete vložiť do iných dokumentov programu Word. Uložte ho na miesto, ktoré bude prístupné inými dokumentmi. Neukladajte ho napríklad na sieťovú jednotku, ku ktorej nemáte vždy prístup.
Budeme používať záložky na odkaz na adresu v našom spoločnom dokumente. Zadajte reťazec textu, ktorý chcete vložiť do iných dokumentov (v našom prípade adresa). Vytvorte záložku tak, že zvýrazníte názov a vložíte položku Vložiť> Záložka a dáte jej meno, napríklad "Adresa". Viac informácií nájdete v našej príručke k záložkám v programe Word.
Upozorňujeme, že názvy záložiek nemôžu mať žiadne medzery. Odporúčame vám uviesť názov záložky nad každou položkou vo vašom spoločnom informačnom súbore, aby ste ľahko poznali, ktorý názov chcete použiť pre ktorú položku. To je obzvlášť užitočné, ak plánujete mať v tomto spoločnom dokumente množstvo opakovane použiteľných položiek. V našom príklade sme našu adresu pridali do spoločného informačného dokumentu a nad položkou sme umiestnili názov záložky "Adresa".
POZNÁMKA: Nemôžete zadávať iba normálne zátvorky okolo kódov polí. Ak chcete vložiť správny typ zátvoriek, musíte použiť "Ctrl + F9".
Kurzor sa automaticky umiestni medzi zátvorky. Medzi zátvorky napíšte nasledujúci text,"S absolútnou úplnou cestou k vášmu bežnému slovu obsahujúcemu meno, ktoré chcete vložiť. Nahradiť ""S názvom záložky, ktorý ste priradili k položke v spoločnom dokumente.
INCLUDETEXT ''
POZNÁMKA: Nezadávajte zátvorky do kódu poľa.
Napríklad sme zadali nasledujúce medzi zátvorky kódu:
INCLUDETEXT 'C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx' Address
POZNÁMKA: Musíte použiť dvojité spätné lomky na ceste, ako sme to urobili. Tiež sa uistite, že pri zadávaní vyššie uvedeného kódu do poľa použite rovno citácie, nie inteligentné úvodzovky.
