Predtým sme sa zaoberali spôsobmi elektronického podpisovania dokumentov bez ich tlače a skenovania. Pomocou tohto procesu môžete digitálne podpísať dokument a odoslať fax na podnik - všetko na počítači a bez akejkoľvek požadovanej tlače.
Ako pracujú faxové počítače (a prečo sú tak nepohodlné)
To nie je tak jednoduché, ako by malo byť. Faxové zariadenia sú všetky pripojené k starým telefónnym linkám. Keď používate štandardné faxové zariadenie, faxové zariadenie zavolá na číslo, ktoré ste zadali. Faxový prístroj na číslo cieľa odpovie a dokument sa prenáša cez telefónny hovor.
Tento proces bol vynájdený pred Internetom a v tomto bode sa zdá byť smiešne archaický. Ak chcete vykonať fax, osoba môže písať dokument, vytlačiť ho a skenovať do faxového prístroja, ktorý ho pošle cez telefónnu linku. Osoba, ktorá prijala fax, môže potom skenovať faxovaný dokument a vrátiť ho späť do digitálneho súboru. Prišli do plného kruhu - dokument bol odoslaný z jedného počítača do druhého počítača s ďalšou prácou a stratou kvality obrazu.
V ideálnom prípade by ste mohli odoslať dokument e-mailom alebo bezpečnejšou online metódou. Mnoho firiem považuje fax bezpečnú metódu prenosu dokumentov, ale naozaj nie je - ak niekto snooping na telefónnej linke, mohli ľahko zachytiť všetky faxované dokumenty.
Nie je žiadny spôsob, ako sa pripojiť k faxu priamo cez internet, pretože fax je pripojený iba k telefónnym linkám. Ak chcete vykonať fax on-line, budeme potrebovať nejaký druh brány, ktorá bude prijímať dokumenty cez internet a prenesie dokument na faxové zariadenie. Práve tu prichádzajú nižšie uvedené služby. Dajte im dokument a oni urobia nepríjemnú prácu pri vytočení faxového prístroja a odoslaní dokumentu cez telefónnu linku.
Môžete faxovať len s počítačom, ale …
Môžete samozrejme preskočiť nižšie uvedené služby. Systém Microsoft Windows obsahuje aj aplikáciu Fax a skenovanie, ktorá vám umožňuje odosielať faxy. Úlovok spočíva v tom, že by ste potrebovali počítač pripojený k telefónnej linke - áno, znamená to, že potrebujete telefónny faxový modem. Tiež by ste potrebovali pevnú telefónnu linku a museli by ste ľuďom povedať, aby pri odosielaní faxov zostali mimo telefónu, rovnako ako v starých internetových dňoch. Samozrejme, ak ste faxovali veľa, mohli by ste zaplatiť za vyhradenú faxovú telefónnu linku - toto by mohlo byť dokonca nevyhnutné, keby ste dostávali veľa faxov.
To samozrejme nie je ideálne. Iste, ak potrebujete poslať niekoľko faxov, pokračujte a kúpte si fax alebo modem a pripojte ho k pevnej sieti. Pravdepodobne pravdepodobne nie je potrebné odosielať a prijímať faxy to často - dúfajme, že len budete musieť odoslať občasný fax, kedykoľvek narazíte na organizáciu, ktorá je v minulosti uviaznutá.
Skenovať dokument alebo použiť existujúci digitálny súbor
Základný proces je jednoduchý. Po prvé, budete musieť skenovať dokument, ktorý chcete faxovať, rovnako ako keby ste poslali tento dokument cez e-mail. ak nemáte skener umiestnený okolo, možno budete chcieť vyskúšať skenovanie pomocou vášho smartphonu. Ak je dokument v počítači už súbor, gratulujeme - nemusíte nič skenovať.
S dokumentom, ktorý je teraz v digitálnej forme, môžete ho poslať spolu so službou, ktorá vám urobí nepríjemné faxovanie.
Poslať faxy online, zadarmo
Existuje toľko on-line faxových služieb tam, že je ťažké urobiť informované rozhodnutie o tom, ktorý z nich si vybrať. Prvá vec, ktorú je potrebné zvážiť, je, aký typ používateľa ste, ako často budete faxovať a aké funkcie potrebujete.
Používateľ napájania: RingCentral Fax
Ak budete chcieť posielať citlivé faxy po celý čas, alebo budete pracovať pre spoločnosť a vy sa pokúšate vybrať službu, RingCentral Fax, ktorý je čiastočne vo vlastníctve Cisco a AT & T, je pravdepodobne tou najlepšou voľbou pre vaše potreby, najmä preto, že majú veľa skvelých bezpečnostných funkcií a podporu pre viacerých používateľov s oddelenými faxovými linkami.
Má všetky funkcie, ktoré si dokážete predstaviť vrátane integrácie s aplikáciami Outlook, Google Drive, Dropbox, Box a dokonca môžete získať bezplatné telefónne číslo. Má tiež veľa bezpečnostných funkcií, ktoré by boli užitočné pre podniky alebo ľudí, ktorí prenášajú bezpečné informácie.
Samozrejme, ak chcete len poslať niekoľko faxov, môžete sa zaregistrovať na jeden z ich lacných plánov, ktoré začínajú pod 13 dolárov za mesiac … a potom sa po mesiaci alebo dvoch zrusí.
Príležitostný používateľ
Ak potrebujete odoslať príležitostný fax, odporúčame MyFax, ktorý vám umožní odoslať až 10 bezplatných stránok, bez toho, aby ste museli platiť. Nezdá sa to toľko, ale je to viac stránok za mesiac, než väčšina ľudí musí faxovať za rok. Ak potrebujete odoslať viac strán každý mesiac, môžete inovovať na bežný plán.
Prijímanie faxov
Ak potrebujete prijímať faxy, musíte sa zaregistrovať na platenú službu. Služba bude musieť vytvoriť vyhradené telefónne číslo pre vašu faxovú linku a to bude stáť peniaze. RingCentral, MyFax a mnoho ďalších služieb to urobí, ak zaplatíte.
Našťastie by ste mali aspoň získať bezplatnú skúšobnú verziu - RingCentral ponúka napríklad 30 dní bezplatného príjmu faxu.
Existuje mnoho faxových služieb, ktoré môžete použiť, a ak stačí odoslať príležitostný fax, môžete to spraviť zadarmo, ale ak chcete dostávať fax, skončíte tým, že budete musieť zaregistrovať skúšobný účet, Vždy môžete zrušiť, ak chcete.
