Ako vytvoriť a odoslať e-mail v programe Outlook 2013

2024 Autor: Geoffrey Carr | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:59

Aplikácia Outlook je pomerne synonymom e-mailu. Preto, okrem všetkých jeho ďalších funkcií, chcete sa uistiť, že viete, ako ju používať s e-mailom čo najefektívnejšie.

Zaoberáme sa používaním aspektov aplikácie Outlook už nejaký čas a starší používatelia Office už budú vedieť všetky tieto veci, ale noví používatelia, podobne ako tí, ktorí potrebujú vedieť, ako používať program Outlook v kancelárskom prostredí, môžu vedieť, ako používať program Outlook denne. To znamená, že je to mnohostranná a vyspelá e-mailová aplikácia, ktorú by používatelia Windows mali mať vo svojom paneli nástrojov.

Vzhľadom na to, že sa máme veľa naučiť, máme malý čas strácať, a tak začneme hneď s tým, ako zostavovať a odosielať správy, ako aj rozdelenie všetkých možností, ktoré môžete upraviť, aby sa Outlook stal užitočnejším a príjemnejším zážitkom,

Rýchlo zostavovanie a odosielanie správ

Ak chcete alebo potrebujete porozumieť základným východiskám aplikácie Outlook, napísali sme na ňu šikovný návod pre začiatočníkov. Odporúčame vám, aby ste si ju prečítali, ak je program Outlook úplne nový.

V opačnom prípade môžete z priečinka Doručená pošta Outlook kliknúť na tlačidlo "Nový e-mail" alebo použiť klávesovú skratku "CTRL + N".

Výsledné nové okno správy by malo byť dosť jednoduché. Ak ste niekedy používali program Microsoft Word alebo podobný program na úpravu textu, základné funkcie pre vás budú bezpochyby vyznávať.

V tomto okamihu by ste určili, komu posielate svoju správu, zložte svoju správu a kliknite na tlačidlo Odoslať. To je všetko dobré a dobré, ak ste práve zložili jednorazovú správu a potom ste skončili s tým, ale je tu viac.

Aktualizácia kontaktov

Keď vytvoríte nový e-mail, prvá vec, ktorú pravdepodobne budete robiť, je zadanie príjemcu alebo príjemcu. Môžete to urobiť jednoducho zadaním ich e-mailovej adresy alebo môžete kliknúť na "To …" a vybrať si mená z adresára.

Nezabudnite, že ak chcete rýchlo vybrať dve alebo viac adries súčasne, podržte klávesovú skratku CTRL a kliknite na každé meno, ktoré chcete vybrať, a potom zvoľte možnosti adresovania: Do a Cc (alebo Bcc). Keď ste vybrali všetkých príjemcov, kliknite na tlačidlo "OK".

Ak už nemáte telefónny adresár, získali sme vás. Vaše kontakty môžete importovať do programu Outlook z Gmailu alebo podobnej e-mailovej služby.

Zmena adresy odpovede

Povedzme, že máte k programu Outlook priradený viac ako jeden e-mailový účet. Ako odosielate e-maily z vašich ostatných účtov?

Všimnete si, že na tlačidle "Od" je malá šípka. Kliknite na toto tlačidlo a v rozbaľovacom zozname sa zobrazia ostatné účty, aby ste si vybrali ďalší e-mailový účet.

Prípadne môžete použiť e-mailový účet, ktorý nie je priradený k programu Outlook, napríklad ak používate počítač niekoho iného, alebo používate počítač v práci a chcete odovzdať odpovede na váš osobný účet.

Ak to urobíte, pamätajte na pár vecí. Po prvé, akákoľvek správa, ktorú odošlete, sa skopíruje do priečinka Odoslaná pošta, takže neposielajte nič osobne, pokiaľ nemáte v úmysle ho odstrániť a vyprázdniť koš. Ak pošlete správu z práce, pravdepodobne ju uložíte na poštový server.

Podpisy a stacionárne

Možno ste už oboznámení s konceptom podpisov, alebo ich môžete sami používať. V podstate sú podpisy špeciálne vopred zložené kúsky textu, ktoré môžete pripojiť ku každej správe. Môžu to byť vaše kontaktné údaje, dôležité informácie o propagovanom produkte alebo udalosti alebo len hlboký citát, ktorý sa vám páči.

V tomto príklade sa chystáme pripojiť podpis s podrobnými plánmi budúcich dovoleniek. Pripojíme tento podpis k všetkým e-mailom, ktoré pochádzajú z nášho pracovného účtu, ale nebudeme odpovedať ani postupovať ďalej.

Odteraz až do odstránenia podpisu pomocou týchto nastavení sa vaše upozornenie na dovolenku zobrazí pri každom zložení novej e-mailovej správy.

Stacionárne?

Podpisy sú dosť ľahké na to, aby zistili, ale čo stacionárne? Pokiaľ je to tam správne, prejdime ďalej a diskutujte o nej. Napríklad s podpismi, pravdepodobne ste videli e-mail stacionárny v nejakej forme alebo inej, ale v podstate to funguje takto: od odosielania e-mailu ako HTML, stacionárny vám umožňuje priradiť pozadie, rôzne štýly písma a farbu správ.

Tu vidíte, ako to funguje. Zo zoznamu sme vybrali tému "Medvede", ktorá nám dáva pozadie s medvedími zdobmi.

Samozrejme, ak ste v práci, možno budete chcieť zdržať správy s plyšovými medvedíkmi a podobne, ale ak chcete, aby vaše správy naozaj vyniknúť, potom môžete použiť stacionárne funkcie na vytvorenie niektorých naozaj atraktívnych výsledkov.

Odpoveď na správy a presmerovanie správ

Odpoveď na správy a presmerovanie správ je jednoduchá a pravdepodobne ste si už všimli nástroje na odpoveď na páse kariet.

Vidíte odpoveď, všetko odpovedať (používajte opatrne) a možnosti dopredu, ktoré sú dosť jasné, ale aké ďalšie možnosti?

Ak kliknete na "Schôdzka", môžete požiadať o schôdzu, keď odpoviete. pozrite sa na všetky možnosti, ktoré získate, keď to urobíte.

Viac sa budeme venovať schôdzam v nadchádzajúcom článku, kde budeme diskutovať o kalendárnych schopnostiach Outlooku.

Nastavenie možností odpovede a dopredu

Poďme otvoriť odpoveď a presmeruje možnosti pre rýchly vzhľad.Existuje niekoľko spôsobov, ako môžete zmeniť spôsob, akým originálne správy vyzerajú pri odpovedi alebo postupe, či či sú uvedené ako príloha, alebo vôbec nie.

Môžete tiež nastaviť spôsob otvárania odpovedí a posunov a či sú vaše komentáre predbežné s vaším menom.

Ostatné možnosti e-mailu programu Outlook

Existuje veľa ďalších vecí, ktoré sa dejú v možnostiach Mail, takže predtým, než vás opustíme dnes, chceme stráviť nejaký čas o tom hovoriť.

Tu sú niektoré základné veci, ako sú možnosti editora na zmenu spôsobu zostavovania správ, pravopisu a oprávok na automatickú korekciu a podpisových a stacionárnych možností, na ktoré sme sa už dotkli.

Posúvaním nadol existujú možnosti príjmu správ, aby ste si vybrali, ako vás služba Outlook upozorní, keď prídu správy do vašej doručenej pošty.

Rovnako ako spôsob, akým Outlook označuje položky ako prečítané pri použití tabuľky na čítanie.

Môžete sa rozhodnúť, ako často sú správy automaticky ukladané, kde sú uložené, atď.

Keď posielate správy, čo sa stane? Pomocou možností Odoslať správy vyberte predvolené úrovne dôležitosti a citlivosti, automatickú kontrolu mena a niekoľko ďalších drobných, ale odlišných vylepšení, ktoré môžete urobiť pre používateľov.

Ak máte záujem o sledovanie správ, existujú aj spôsoby, ako to urobiť. Napríklad tu môžete zapnúť potvrdenia o čítaní, ktoré vám posielajú upozornenie, keď niekto číta váš e-mail.

Na záver nájdeme niekoľko možností na zmenu formátu správ, ktoré pravdepodobne nikdy nepoužívate.

Ďalšie možnosti majú niekoľko užitočných funkcií, ako napríklad zobrazenie možností vloženia (prípadne nepríjemné) a či sa pri prečítaní viacerých správ v doručenej pošte (pravdepodobne užitočné) zobrazí ďalšie a predchádzajúce odkazy v hlavičkách správ.

Existujú aj možnosti konfigurácie spôsobu, akým program vykonáva vyčistenie konverzácie, ale budeme pokrývať tento a ďalšie aspekty správy e-mailov v programe Outlook v nadchádzajúcom článku.

E-mail je taká neoddeliteľná súčasť programu Outlook, nie je divu, že existuje veľa spôsobov, ako ho nakonfigurovať. Netreba dodávať, že keď sa naučíte používať program Outlook, zistíte, že sa vrátite k možnostiam príležitostne, aby ste zmenili niektoré aspekty spôsobu formátovania a správania e-mailu.

Nie sme robili skúmanie programu Outlook, stále máme čo veľa ukázať, ako sú spôsoby, ako zvládnuť odosielanie a prijímanie príloh, kalendár, úlohy a veľa, oveľa viac. V súčasnosti by sme však chceli počuť viac od vás, preto prosím chvíľu upozornite na naše diskusné fórum.