Ako vytvoriť a spravovať kontakty v programe Outlook 2013

Obsah:

2024 Autor: Geoffrey Carr | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:59

Aplikácia Outlook nemá veľký význam, ak nemáte kontakty. Samozrejme, môžete zadať e-mailové adresy tak, ako idete, ale je to časovo náročné a náchylné na chyby. Je lepšie mať svoje kontakty už v programe Outlook, takže môžete jednoducho vypnúť rýchlu správu iba niekoľkými kliknutiami.

V nedávnom článku sme diskutovali o tom, ako začať používať program Outlook, a dnes chceme rozšíriť aj spoluprácu s kontaktmi. Vaše kontakty budú centrom vášho zážitku v programe Outlook, tým, s ktorými zodpovedáte a ako používate aplikáciu.

Ako môžete očakávať, môžete s aplikáciou Outlook spravovať veľa kontaktov a mať nastavený adresár predtým, než začnete používať, má veľký zmysel.

Vytváranie adresára

Ak chcete začať spravovať svoje kontakty, prvá vec, ktorú chcete urobiť, je otvoriť režim Ľudia, aby ste sa mohli dostať do práce. Existuje pomerne málo spôsobov, ako pridať kontakty do vášho adresára. Na začiatku budete pravdepodobne importovať váš adresár z iného zdroja, ako je webmail alebo iný e-mailový program.

Všimnite si, že pre každý e-mailový účet, ktorý máte, budete mať adresár. V tejto konkrétnej situácii máme lokálny adresár pre náš lokálny dátový súbor programu Outlook a my máme ďalší, ktorý je spojený s našim e-mailovým účtom.

V každom prípade pokryjeme základné informácie, takže ak nemáte adresár na import, môžete začať pridávať kontakty manuálne. Na nasledujúcej snímke nájdete časť nášho nového adresára, ktorý je teraz úplne prázdny.

Ak chcete začať, kliknite na tlačidlo Nový kontakt a otvorí sa nové okno s kontaktmi. Prvá vec, ktorá vás môže vyskočiť, je to, ako je zaneprázdnená, ale nemusíte sa báť, ak sa pozriete okolo mnohých funkcií na stuhe, uvidíte, že je to docela štandardný kontaktný formulár typu run-of-the-mill.

Poďme na prenasledovanie a vytvoríme kontakt pre How-To Geek vyplnením príslušných hodnôt. Môžete tiež pridať obrázok, ktorý je zbytočný, ale stále príjemný dotyk na nevýrazný, nudný adresár.

Po dokončení zadania kontaktu alebo kontaktov, budete chcieť buď kliknúť na tlačidlo "Uložiť a zatvoriť", alebo môžete kliknúť na tlačidlo "Uložiť a nahrať" a vygenerovať ďalší kontakt. Poďme to urobiť. Môžeme si vybrať medzi vytvorením úplne nového kontaktu alebo nového kontaktu pre tú istú spoločnosť.

V tomto prípade si vyberieme poslednú menšiu šablónu, aby sme šetrili čas pri písaní. Po kliknutí na tlačidlo "Uložiť a zatvoriť" odhalíme nové záznamy adresára.

Nie je to zlé, máme už dva kontakty, ktoré môžeme poslať e-mailom, no, človek, je to časovo náročné. Bolo by oveľa jednoduchšie, ak by sme mohli presunúť kontaktné informácie z iného zdroja do programu Outlook.

Ak používate webovú službu alebo iné, vaše kontakty sú s najväčšou pravdepodobnosťou a budú potrebné importovať do programu Outlook. Ak chcete zadať každý kontakt jeden po druhom, potom to určite vítame, ale odporúčame importovať hlavný zoznam kontaktov, či už z Thunderbirdu, Gmail alebo inej e-mailovej služby.

Importovanie a export kontaktov

Bez ohľadu na to, či používate Gmail alebo Yahoo Mail !, alebo máte e-mailové konto od roku 1997, ktoré ste starostlivo udržiavali a udržiavali, kontakty a všetci, budete musieť nevyhnutne kontaktovať kontakty v aplikácii Outlook.

K tomu môžete exportovať kontakty z iného zdroja a potom ich importovať do programu Outlook. Za normálnych okolností sa to dá ľahko dosiahnuť jednoduchým prístupom k nastaveniam alebo možnostiam z vášho e-mailového účtu alebo klienta a následne výberom možností exportu kontaktov.

Normálne potom všetko, čo musíte urobiť, je importovať do programu Outlook. Je to dosť jednoduchý proces a bude to podobné vo väčšine e-mailových aplikácií. Odporúčame vám prečítať si článok, ktorý vysvetľuje, ako exportovať a importovať kontakty do programu Outlook a naopak.

vCard? Čo je to vCard?

Možno ste počuli vCards (Virtual Card File alebo.VCF), možno ste dokonca dostali jeden alebo použili jeden. vCards, sú štandardným elektronickým formátom vizitiek, ktorý si môžete vymieňať s ostatnými, napríklad prostredníctvom e-mailového podpisu alebo prílohy.

Bez ohľadu na to existuje niekoľko spôsobov, ako môžete vCard spracovať v programe Outlook. Najpravdepodobnejším scenárom je miesto, kde budete možno musieť importovať kontakt z alebo exportovať do vCard. How-To Geek má kompletný popis tohto procesu, ktorý vás rýchlo prinesie rýchlosťou.

Niekedy môžete mať vCard vCard uložený veľa súborov vCard. Ak sa pokúsite premeniť tento súbor, importuje sa len prvý vCard v súbore. Aby ste prekonali toto obmedzenie, musíte najprv previesť na súbor.CSV a potom ho importovať do programu Outlook. Odporúčame, aby ste si prečítali tento článok pre úplný popis tohto procesu.

Nakoniec môžete všetky kontakty exportovať do jednotlivých vCardov alebo do jedného hlavného vCardu, ako je popísané v predchádzajúcom odseku. Znova máme naozaj skvelý návod na to, ako to urobiť, takže s tým by ste mali byť rýchlo na tom, ako dostať vCardy do a z Outlooku s relatívnou ľahkosťou.

Vytvorte a spravujte kontaktné skupiny

Poďme diskutovať skupiny teraz, pretože je schopný rýchlo pomlčiť správu pre vybranú skupinu duší ubezpečuje, že nezabudnite zahrnúť niekoho a ušetrí vám písať každý názov do poľa Komu:.

Ak chcete nastaviť skupinu kontaktov, kliknite na pásku na "Nová skupina kontaktov".

Po otvorení budete musieť najprv rozhodnúť, čo chcete zavolať svojej skupine (tu máme názov ours "CES 2015") a potom kliknúť na "Pridať členov" a vybrať "Z kontaktov programu Outlook". Môžete tiež vytvoriť nový kontakt na lietať alebo vybrať iný adresár, napríklad ak by ste chceli zaradiť ľudí z adresára vašej spoločnosti.

Zo zoznamu vyberáme našich členov skupiny. Nezabudnite, že môžete vybrať členov podržaním klávesy CTRL a ľavým kliknutím na každého člena. Bez ohľadu na to, kedykoľvek chcete pridať nových členov, vyberiete meno alebo mená a kliknite na tlačidlo "Členovia ->", ktoré ich pridá do skupiny.

Keď skončíte, kliknite na tlačidlo "OK".

Budete vrátení na obrazovku správy skupiny, kde môžete posúdiť členov vašej novej skupiny a urobiť ďalšie zmeny. Môžete napríklad poslať skupinu ako kontakt Vcard alebo Outlook, pridať poznámky o skupine, odoslať e-mailom celú skupinu alebo vytvoriť stretnutie len s tými členmi skupiny.

V našom prípade jednoducho klikneme na tlačidlo "Uložiť a zatvoriť", aby ste oficiálne vytvorili skupinu a vrátili sa do hlavného okna programu Outlook. Teraz vidíme našu novú skupinu v našom zozname kontaktov označenom ikonou skupiny. Vpravo môžete vidieť člena skupiny a ikony, na ktoré môžete vykonávať akcie. V tomto príklade je k dispozícii iba ikona e-mailu a tlačidlo "Upraviť".

Mali by ste si všimnúť, že najrýchlejší spôsob zasielania e-mailových skupín je jednoducho napísať ich meno do poľa Komu: v tomto prípade by sme mohli napísať "CES 2015" a program Outlook by vedel poslať správu všetkým v tejto skupine,

Možnosti ľudí

Ak kliknete na položku "Súbor -> Možnosti", môžete nakonfigurovať program Outlook viacerými spôsobmi v niekoľkých rôznych kategóriách.

Možnosti, ktoré nájdete tu, vám umožnia rozhodnúť, ako sa podávajú mená, či sa má zobrazovať ďalší index a či sa zobrazujú stavy a fotografie online.

Správa kontaktov programu Outlook je pomerne jednoduchá, ale ako ste už videli, môžete ich urobiť oveľa viac, aby ste ich udržiavali správne. Poskytuje vám oveľa viac, ak chcete ukončiť zážitok zo služby Outlook, ak máte vo svojich kontaktoch viac informácií než len meno a e-mailovú adresu.

To znamená, že ak stále používate niečo ako službu Gmail ako primárny poskytovateľ e-mailu, stále môžete používať program Outlook, ktorý vám pomôže spravovať svoje kontakty a zároveň ich nechať synchronizovať s vaším účtom Gmail.

Odporúča:

Začiatočník: Ako vytvoriť, spravovať a priradiť kategórie v programe Outlook 2013

Aplikácia Outlook 2013 vám umožňuje priradiť kategórie k veciam a prispôsobiť uvedené kategórie. Vec v kategóriách spočíva v tom, že sú univerzálne v programe Outlook a môžete priradiť každú kategóriu kombinácii klávesnice. Takže môžete kategorizovať e-maily, udalosti kalendára a poznámky pomocou niekoľkých rýchlych klávesov.

Ako zobraziť kontakty Google alebo Gmail v aplikácii Kontakty OS X

Aplikácia Kontakty na operačnom systéme OS X nie je veľmi zaujímavá, ale ak ju môžete použiť na zobrazenie svojich kontaktov v službe Gmail, získate o niečo lepšie. Našťastie je jednoduché pridať vaše kontakty v službe Google / Gmail, ale musíte niekoľkokrát kliknúť myšou a možno raz alebo dvakrát stlačiť na starú klávesnicu, aby ste zadali svoju e-mailovú adresu a heslo.