Tento článok hosťa napísal Askar, geek za webom DemoGeek.
Ak pracujete v tíme, alebo ak ide o zákazníkov, možno budete chcieť zabezpečiť, aby ste distribuovali svoje dokumenty správnym spôsobom tak, aby informácie v dokumente dosiahli správne publikum a dôvernosť informácií bola rešpektovaná.
Program Word 2007 má funkciu, s ktorou môžete formálne pripraviť dokument programu Word na správnu distribúciu skupine ľudí alebo dokonca ľuďom s určitým faktorom dôveryhodnosti.
príprava
Spustite program Word 2007 a vytvorte dokument tak, ako chcete.
Akonáhle ste spokojní s dokumentom a ste pripravení na distribúciu, pozastavte na chvíľu, než zasiahnete e-mailovú aplikáciu a postupujte podľa týchto jednoduchých krokov, aby ste dokument pripravili na distribúciu. Majte na pamäti, že tieto kroky sú izolované a čo to znamená, že si môžete vybrať a zvoliť kroky, ktoré chcete sledovať.
Klikni na Tlačidlo Office a kliknite na tlačidlo " pripraviť". Existuje 7 rôznych možností, ktoré by ste mali vidieť. Vysvetlím každú z týchto možností, aby ste si vybrali správnu kombináciu možností pre vaše požiadavky na distribúciu.
Vlastnosti dokumentu
Prvý v zozname je properties ' s ktorou môžete zadať informácie o metadátach o dokumente.
Niektoré z nich je možné prezerať cez súbor >> vlastnosti dialóg.
Majte na pamäti, že akonáhle dokončíte dokument, tieto vlastnosti nebudete môcť vidieť, ale až dovtedy môžete priradiť vlastnosti k dokumentu iným užívateľom, aby ste si predtým otvorili predstavu o dokumente.
Skontrolujte dokument
Druhou možnosťou v zozname je " Skontrolujte dokument"Možnosť. V rámci prípravy na distribúciu dokumentu môžete prezrieť dokument na komentáre, revízie, revízne značky, anotáciu atramentu. Môžete skontrolovať skryté metadáta alebo akékoľvek osobné informácie, ktoré boli uložené s dokumentom. Môžete skontrolovať všetky vlastné údaje XML, ktoré boli uložené s dokumentom. Môžete tiež skontrolovať akékoľvek informácie o hlavičkách, zápätiach a akýchkoľvek vodoznakoch. Nakoniec môžete skontrolovať aj skryté texty v dokumente.
Zvoľte si možnosti kontroly, ktoré ste si chceli uistiť pred distribúciou dokumentu a po stlačení tlačidla " preskúmať"Tlačidlo Word skontroluje dokument a upozorní vás na akékoľvek položky, ktoré nájde pri jeho kontrole.
Šifrovať dokument
Tretí v zozname je " Šifrovať dokument"Možnosť. Vyberte túto možnosť, ak chcete, aby dokument zobrazoval iba niektorí ľudia, ktorým dôverujete. Umožňuje šifrovať dokument s heslom podľa vášho výberu a používatelia musia toto heslo zadať, aby si prezreli dokument.
Obmedziť povolenie
Štvrtý v zozname je " Obmedziť povolenie"Možnosť. Môžete použiť možnosť "Obmedziť povolenie" na obmedzenie toho, čo môžu ľudia s dokumentom robiť. Ak je dokument citlivý, môžete obmedziť ich úpravou, kopírovaním a tlačou dokumentu pomocou možnosti "Obmedziť oprávnenia".
Môže sa vám zobraziť výzva na inštaláciu Windows Rights Management nástrojom. Nebojte sa, pokračujte a nainštalujte, je to z dôveryhodného zdroja. Po nainštalovaní by ste mali byť schopní nakonfigurovať to, čo ľudia môžu s dokumentom robiť.
Pridajte digitálny podpis
Piata v zozname je " Pridajte digitálny podpis"Možnosť. Digitálne podpisy zabezpečujú integritu dokumentu. Myslite na digitálne podpisy ako papierový podpis, ale urobte to elektronicky pre pohodlie. Ak má dokument digitálny podpis, znamená to integritu a dôveru dokumentu. Bude to vhodné, ak distribuujete dokument veľmi veľkej skupine divákov.
Klikni na " Pridajte digitálny podpis"A služba Word vás vyzve pomocou vyššie uvedeného dialógového okna na vyhľadávanie poskytovateľov digitálneho podpisu na Office Marketplace.
Spustite kontrolu kompatibility
Preskočíme na poslednú možnosť " Spustite kontrolu kompatibility" najprv.Ak ste použili akékoľvek funkcie špecifické pre program Word 2007 a ak máte podozrenie, že vaše publikum môže používať staršie verzie programu Word, možno budete chcieť spustiť Kontrola kompatibility, aby ste sa uistili, že dokument dokáže prečítať celé publikum.
Označte ako konečné
Toto by malo byť posledným krokom, ktorý ste chceli dodržať skôr, ako rozosielate dokument do skupiny. Ako názov indikuje, že táto akcia označí dokument ako všetok nastavený na distribúciu.
Získanie dokumentu pripraveného na distribúciu vám môže pomôcť vyhnúť sa niektorým zjavným chybám, ktoré máte pri distribúcii dokumentu veľkej skupine ľudí. Nemusíte sa riadiť všetkými krokmi. skôr si môžete vybrať a vybrať si to, ktorú chcete / preferujete. Program Word 2007 je dostatočne flexibilný na to, aby ste robili to, čo od neho požadujete pri príprave dokumentu na distribúciu.
Dúfam, že to nájdete užitočné a dúfam, že využijete schopnosť programu Word 2007 správne dokončiť dokument pred distribúciou. Ak máte akékoľvek otázky alebo pripomienky, dajte mi vedieť v komentároch.
