V dnešnom článku sa naučíte, ako používať sprievodcu hromadnej korešpondencie Word 2010, napísať personalizované e-mailové predmety a nastaviť rôzne prílohy pre každého príjemcu e-mailu.
Obrázok M! R
Vytvorenie distribučného zoznamu
Hromadná korešpondencia programu Word nám ukladá nudné zadanie ručného zadávania e-mailovej adresy každého príjemcu tým, že nám dovoľuje importovať e-mailové adresy z kontaktov aplikácie Outlook, Excel alebo prístupových dátových dát alebo súborov s údajmi programu Word.
Kontakt v programe Outlook je tou najlepšou voľbou medzi troma a ak ste ho nepoužili, teraz bude vhodný čas na aktualizáciu adresára programu Outlook a my vám ukážeme, ako to urobiť. Môžete preskočiť ďalšiu sekciu a začať písať hromadnú korešpondenciu, ak už viete, ako nastaviť kontakt v programe Outlook, inak nasledujúce dve sekcie vám poskytnú základné informácie o tom, ako nastaviť kontakt v programe Outlook importovaním zoznamu kontaktov na webe.
Nastavte si svoj e-mailový profil
Nastavenie kontaktu v programe Outlook sa začína vytváraním profilu pošty, ktorý ukladá e-mailovú adresu, heslo, informácie o serveri a odkazy na iné údaje, ako sú e-mailové správy a adresy.
Zloženie adresy kontaktov
Rozdeľovací zoznam môžete zadať manuálne do programu Outlook alebo importovať ďalšie webové adresáre - napríklad adresár GMail, Yahoo alebo Hotmail. Väčšina poskytovateľov elektronickej pošty nám umožňuje exportovať náš adresár do zdrojového kódu kompatibilného s programom Outlook. Napríklad služba Gmail nám umožňuje exportovať naše kontakty do súboru CSV kompatibilného s aplikáciou Outlook.
Sprievodca zhromažďovaním pošty
Začnite prázdnym dokumentom a otvorte pásku "Pošty" a začnite našu hromadnú korešpondenciu.
Výber príjemcov správ
Sprievodca nás požiada, aby sme zvolili typ dokumentu pre našu hromadnú korešpondenciu. E-mailové správy sú vhodným typom dokumentu pre dnešné cvičenie hromadnej korešpondencie.
Vyberte osoby, ktoré chcete zahrnúť do distribúcie e-mailov, začiarknutím príslušných políčok.
Zostavenie e-mailovej správy
Začnite písať svoju e-mailovú správu a vložte oblasti zlúčenia, do ktorých chcete umiestniť prispôsobené správy - napríklad názov alebo priezvisko na príslušnom mieste dokumentu.
Prispôsobenie riadku predmetu
Sprievodca rozdelí proces hromadnej korešpondencie na tieto kroky: výberom správneho typu dokumentu a šablóny, vytvorením distribučného zoznamu, vyhodnotením náhľadu hromadnej korešpondencie a odosielaním e-mailov všetkým príjemcom.
V tomto okamihu si môžete všimnúť dve spoločné činnosti týkajúce sa písania e-mailov, ktoré sprievodca nepodporuje, písanie prispôsobených predmetov a nastavenie rôznych príloh. Musíme použiť makro, aby sme ich urobili v hromadnej korešpondencii, najlepšie pred tým, než dokončíme sprievodcu.
S otvoreným listom stlačte "Alt + F11" a dvakrát kliknite na "ThisDocument" v pracovnom okne programu Word, čím otvoríte editor makier.
Dim WithEvents wdapp As Application Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD As Boolean
Private Sub Document_Open()
Set wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1
End Sub
Private Sub Document_Close()
Set wdapp = Nothing
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean) Dim i As Integer
With ActiveDocument.MailMerge
If FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT =.MailSubject FIRST_RECORD = False Else.MailSubject = EMAIL_SUBJECT End If
i =.DataSource.DataFields.Count
Do While i > 0.MailSubject = Replace(.MailSubject, '<' &.DataSource.DataFields(i).Name & '>',.DataSource.DataFields(i).Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Loop
End With
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge(ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean)
FIRST_RECORD = True
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge(ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Vráťte sa späť do dokumentu a kliknutím na odkaz "Ďalej: dokončite zlúčenie" odošlite svoj e-mail.
Pripojenie rôznych položiek k vášmu e-mailu
Doteraz sme sa naučili, ako používať sprievodcu hromadnou korešpondenciou a ako prispôsobiť polia predmetov - a dokončiť dnešný tutoriál, ukážeme vám doplnok tretej strany, ktorý nám umožní priložiť k jednotlivým e-mailom iný súbor,
Stiahnite si doplnok, rozbaľte ho a zistíte, že doplnok prichádza ako šablóny Word Document. Ak používate program Word 2003, použite "CreateEMailData Word 2007 Ver02", ak používate slovo 2007 alebo 2010 a "CreateEMailData Word 2003 Ver02".
Dúfame, že ste sa naučili, ako používať hromadnú korešpondenciu pošty z dnešného článku. Neváhajte diskutovať o iných tipoch na hromadnú korešpondenciu s ostatnými kolegami čitateľmi v sekcii komentárov.
